Ein neues Team anlegen

Innerhalb von Microsoft Teams können Sie schnell und einfach Teamräume für die Zusammenarbeit erstellen. Sie können innerhalb dieser Teams kommunizieren, Dateien austauschen und weitere Kollaborationsfunktionen nutzen. Laden Sie doch ganz bequem Ihre Mitarbeitenden zu diesen Teams ein, entweder direkt oder auch jederzeit nachträglich. Solche Teams können Sie nutzen, um die eigene Abteilung zu organisieren oder auch um ein neues Projekt zu starten. Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein Digitalisierungsprojekt mit dem Namen Next Level starten und organisieren. Ich befinde mich bereits in der App von Microsoft Teams. Auf der linken Seite in der Navigationsleiste habe ich auch bereits den Bereich Teams ausgewählt, deshalb sehe ich in meiner mittleren Spalte auch bereits die Teams, in denen ich entweder Mitglied oder Besitzer bin. Innerhalb dieser Spalte finden Sie ganz unten den Link "Team beitreten oder erstellen". Sobald Sie diesen anklicken, öffnet sich auf der rechten Seite ein neuer Bereich. Hier können Sie die Schaltfläche "Team erstellen" anklicken. Es öffnet sich anschließend ein neues Fenster. Im Großen und Ganzen haben Sie hier drei Möglichkeiten. Sie können links oben ein neues Team von Anfang an erstellen, rechts davon von einer vorhandenen Office 365-Gruppe oder darunter eine Microsoft-Vorlage wählen, um ein neues Team zu erstellen. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein neues Team von Anfang an erstellen können, deshalb wähle ich links oben die Option aus. Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie ein privates oder ein öffentliches Team erstellen möchten. Privat würde bedeuten, dass Sie im nächsten Schritt die Personen auswählen können, die Sie zu diesem Team hinzufügen möchten. Öffentlich bedeutet, dass jeder innerhalb Ihres Unternehmens sich Zutritt zu Ihrem Team verschaffen könnte, allerdings werden die Mitarbeitenden nicht automatisch Mitglieder dieses Teams. In den allermeisten Fällen wird hier ein privates Team ausgewählt, das man ja die Daten schützen möchte. Auch ich wähle hier "Privates" aus. Im nächsten Schritt können Sie jetzt den Namen Ihres Teams vergeben. Da unser Digitalisierungsprojekt Next Level heißt, gebe ich auch hier den Namen Next Level ein. Rechts vom Namen sehen Sie einen Haken; dies zeigt Ihnen an, dass Sie diesen Namen vergeben dürfen. Es wäre möglich, dass es zwei Teams mit demselben Namen gibt, allerdings dürfen Sie nicht jedes Sonderzeichen im Teamnamen verwenden; das würde Ihnen hier angezeigt werden. Unterhalb des Titels oder des Teamnamens können Sie noch optional eine Beschreibung hinzufügen. Dies benötige ich hier nicht, deshalb klicke ich letztendlich rechts unten auf die Schaltfläche Erstellen. Jetzt wird im Hintergrund schon bereits das Team erstellt; das wird mir hier auch dargestellt mit "Gut gemacht!". Im folgenden Schritt kann ich jetzt direkt meine Teammitglieder hinzufügen. Das Praktische ist, dass das interne Addressbuch hier durchsucht wird, das heißt, ich kann z.B. nach der Kollegin Monika Arnold suchen und sie anschließend aus der Liste hinzufügen. Ich könnte auch weitere Personen hinzufügen, wie z.B. Bernhard. Da ich das nicht möchte, lösche ich seinen Namen wieder heraus. Sobald ich die Person in die Eingabezeile eingegeben habe, klicke ich rechts auf Hinzufügen. In diesem Moment werden die Personen auch letztendlich zu Mitgliedern. Zusätzlich wäre es möglich, dass Sie externe Partner und Personen zu Ihrem Team einladen. Dazu benötigen Sie nur die komplette E-Mail-Adresse Ihres externen Partners oder Ihrer externen Partnerin, es gibt aber auch Unternehmen, die diese Funktion einschränken. Erkundigen Sie sich dazu bei Ihrer IT-Abteilung. Kommen wir noch kurz zu den Berechtigungsrollen innerhalb der Teamrollen. Es gibt den Besitzer und es gibt die Mitglieder. Der Besitzer ist automatisch derjenige, der das Team erstellt, in diesem Fall meine Wenigkeit. Alle anderen Personen, die ich hinzufüge, sind zunächst Mitglieder. Beide Berechtigungsgruppen können lesend und schreibend an den Dokumenten mitwirken, allerdings hat der Besitzer noch mehr administrative Berechtigungen. Er kann z.B. die Personen hinzufügen und entscheiden, was ein Mitglied innerhalb eines Teams darf und was nicht. In größeren Teams macht es definitiv Sinn, eine weitere Person zu einem Besitzer zu ernennen. Stellen Sie sich vor, Sie sind im Urlaub oder fallen anderweitig aus und es müssen weitere Personen in Ihr Team integriert werden. Und sobald Sie eine Person zu einem Team hinzugefügt haben, können Sie diese vom Mitglied zum Besitzer ernennen. Klicken Sie dazu rechts vom Namen auf das Drop-down-Menü von Mitglied, wie z.B. jetzt hier bei Monika Arnold. Ich kann sie jetzt hier vom Mitglied zum Besitzer ernennen. Jetzt hat Monika die gleichen Rechte wie ich auch und kann nachträglich Personen hinzufügen oder auch Berechtigungseinstellungen ändern. Um den Vorgang jetzt abzuschließen, klicke ich rechts unten auf Schließen. Das Team wird mir nun angezeigt auf der linken Seite mit dem Namen Next Level. Sie sehen also, in nur wenigen Schritten und wenigen Klicks können Sie sich ein eigenes Team erstellen für eine gemeinsame Zusammenarbeit an einem Projekt oder für die Organisation der eigenen Abteilung.