Was ist Projektmanagement?

Sie wissen, was ein Projekt ist und wie es sich von anderen, nicht weniger wichtigen Aufgaben unterscheidet. Vielleicht haben Sie schon immer Projekte gemacht, von der Theateraufführung bis hin zur Orchesterfreizeit. Aber was bitte ist Projektmanagement? Bei den genannten Beispielen sind Sie vielleicht intuitiv vorgegangen. Das ist per se nicht falsch. Projektmanagement versucht lediglich, eine Systematik dafür zu bieten und Ihr zielgerichtetes Handeln zu unterstützen. Und damit Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit zu verbessern oder um in unserer Projektmetapher zu bleiben: Projektmanagement beschreibt die Systematik, wie Sie von einem Ufer zum anderen gelangen. Projektmanagement ist gemäß DIN 69901-5 die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Sie sehen, ein ganzes Bündel an Aufgaben und Herausforderungen, die auf Sie und Ihr Projekt warten. Zwischen Ihnen und Ihrem Ziel liegen eine ganze Reihe von Klippen, denen Sie sich im Laufe eines Projekts stellen müssen. Vielleicht liegen einzelne Klippen abseits Ihrer Route. Vielleicht müssen Sie alle einzeln umschiffen. Hier kommt wieder zum Tragen, dass Projekte immer kontext- und situationsspezifisch sind. Lassen Sie uns die einzelnen Klippen, Herausforderungen, näher betrachten. Wir wollen sie bewusst nicht bewerten, die eine wichtiger als die andere, oder in eine feste Reihenfolge bringen, das lässt sich nur im konkreten Kontext tun. Wir wollen Sie aber drauf vorbereiten, welche Themen auf Sie zukommen können. Gehen wir die einzelnen Klippen einmal durch. Ganz am Anfang stehen Initiierung und Setup eines Projekts. Wie wählt man ein Projekt aus? Wie sieht ein Projektauftrag aus? Welche Rahmenbedingungen gibt es? Wie sieht das Umfeld aus? Und wie machen Sie Ihre ersten Schritte im Projekt? Es stellen sich viele Fragen, die Sie mittels Planung und Strukturierung Ihres Projekts zu beantworten versuchen. Dafür müssen Sie sich detailliert mit den Anforderungen auseinandersetzen. Das Ganze in eine logische und dann auch in eine zeitliche Reihe bringen. Sie müssen Termine, Kosten und Ressourcen planen. Nach dem Projekte auch außergewöhnliche Anstrengung erfordern, müssen Sie sich den Fragen nach Kosten und Nutzen stellen. Vielleicht ist es sinnvoller, ein Projekt frühzeitig zu begraben, als bis in alle Ewigkeit ein totes Pferd zu reiten. An einem Projekt sind viele beteiligt, als Team und im Umfeld. Führung und Zusammenarbeit sind daher ein elementares Thema. Insbesondere unter den widrigen Rahmenbedingungen, mit denen Sie im Projektumfeld mitunter zu tun haben. Es lohnt einen Blick auf unterschiedliche Rollen und Organisationsformen, aber auch auf das Thema Konflikte. Eng verbunden mit dem Thema Zusammenarbeit ist auch das Thema Kommunikation. Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Projekt, vielleicht sogar der wichtigste. Es gibt die verschiedenen Kommunikationsprinzipien und Maßnahmen, die auf die einzelnen Betroffenen, die sogenannten Stakeholder, und Beteiligten abzustimmen sind. Sie wollen Ihr Schiff sicher ans Ziel steuern. Dafür gibt es unterschiedliche Strategien und Methoden. Sie müssen mit Änderung der Dynamik in Ihrem Projekt umgehen, wollen den Projektfortschritt messen und Ihrer Auftraggeberin oder Ihrem Auftraggeber berichten. Wie Sie mit Unsicherheit, den damit verbundenen Chancen und Risiken umgehen, ist ein eigener Baustein. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, sich dem Thema Unsicherheit zu stellen. Risikomanagement ist einer davon. Und weil wir nicht in einer idealen Welt leben, wo sich Projekt und Auftraggeber immer sachlich einigen können, werden wir auch einen Blick auf das Thema Claim-Management werfen. Auch Qualität, sowohl Produkt- als auch Prozessqualität, ist ein Thema in Projekten. Dafür gibt es unterschiedliche Werkzeuge und Herangehensweisen. Und natürlich wollen Sie Ihr Projekt auch erfolgreich abschließen. Dazu gehört mehr, als Ihre Schatzkiste zu bergen, eventuell sollten Sie noch die Gegend kartografieren und sich von Ihrem Auftraggeber den erfolgreichen Abschluss abnehmen lassen. Weil der Weg zum erfolgreichen Projektabschluss nicht immer einfach ist, wollen wir dem Thema Projekterfolg und Projektkrisen ein eigenes Training widmen. Selbstverständlich in der Hoffnung, dass Ihre Projekte niemals in eine Schieflage geraten werden, aber die Erfahrung zeigt, auch hierfür sollten Sie gerüstet sein. Und zu guter Letzt brauchen wir für unser Unterfangen auch Werkzeuge. Nur Werkzeuge allein werden nicht ausreichen, um unser Projekt erfolgreich zu gestalten. Alles, was Sie von uns über das Thema Projektmanagement hören und sehen, lässt sich theoretisch auch ohne Tools umsetzen. Wir wollen Sie aber an die Hand nehmen und Ihnen eine Orientierung auch für den Einsatz von Tools und Werkzeugen geben. Wir können Ihnen nicht die vollständigen Funktionalitäten einzelner Software-Produkte vorstellen, aber immerhin erste Ansatzpunkte für Tool-Auswahl und Tool-Unterstützung. Sie haben in diesem Film also nicht nur gesehen, was Projektmanagement ist, sondern auch die Themen kennengelernt, die Sie in unseren Trainings erwarten. Ich hoffe, wir haben Ihre Neugier geweckt. Vielleicht nehmen Sie sich noch einen Augenblick Zeit und werfen noch einmal einen Blick auf die verschiedenen Klippen.