Vorgehensweise zur Ressourcenplanung

Nach der inhaltlichen Planung Ihres Projekts mit Projektstrukturplan und Co. Haben Sie auch den Ablauf geplant und eine Vorgangsplanung aufgesetzt. Diese Vorgangsplanung wollen wir in diesem Film noch weiter detaillieren, vor allem das Ressourcenmanagement bzw. die Ressourcenplanung einer näheren Betrachtung unterziehen. Am Ende des Films wissen Sie prinzipiell, wie die Ressourcenplanung funktioniert. Von den vielen Fragen, die die Planung beantworten soll, sind bislang noch einige offen geblieben. Ihre Vorgangsplanung beantwortet bislang, was, wie und wann zu tun ist. Noch offen sind für die einzelnen Vorgänge das Wer, das Wo und das Womit. Hierfür brauchen wir die Ressourcenplanung. Die Ressourcen sind die Einsatzmittel, die Sie in Ihrem Projekt verwenden. Dabei können wir verschiedene Arten von Ressourcen unterscheiden. Zunächst rein Finanzmittel, das liebe Geld. Dann personelle Ressourcen, die Projektmitarbeiter, die zum Einsatz kommen. Stopp! Den Begriff Ressourcen gewöhnen wir uns gleich wieder ab. Menschen sind keine Ressourcen. Wir sprechen von Ihrem Team, entsprechend sollten Sie es wertschätzen. Natürlich muss auch der Einsatz der Teammitglieder abgestimmt werden. Niemand soll unter- oder überfordert werden. Aber spätestens, wenn wir über das Thema Zusammenarbeit sprechen, dürfte klar werden, dass wir Menschen nicht wie Maschinen verplanen sollten. Maschinen sind Sachmittel. Genauso wie die Materialien, die Sie in Ihrem Projekt einsetzen. Wir können bei den Ressourcen auch noch unterscheiden, ob wir sie verbrauchen, wie die Ziegelsteine oder den Zement, oder ob sie beständig vorhanden sind, wie bspw. der Zementmischer. Die letzte Art von Ressourcen sind Informationen, Dokumente und Wissen. Gerade bei komplexen Problemstellungen sind diese oft unersetzbar. So weit zu dem, was Ressourcen sind. Jetzt müssen Sie nur mehr für Ihr Projekt planen. Wir starten wieder bei der Vorgangsplanung. Die einzelnen Vorgänge sind identifiziert und in eine Ablaufrehenfolge gebracht. Sofern noch nicht passiert, ist der erste Schritt für Ihre Ressourcenplanung die Schätzung des Bearbeitungsaufwands je Vorgang. Aber Achtung: Bitte nicht Aufwand und Dauer eines Vorgangs miteinander verwechseln. Ein Arbeitsaufwand von 10 Personentagen führt zu einer Dauer möglicherweise von 20 Tagen, wenn das betreffende Teammitglied dafür nur mit einer Kapazität von 50 % zur Verfügung steht. Damit sind wir auch schon beim zweiten Schritt, der Einlastung der Aufwände, sprich die Zuordnung von Ressourcen und/oder Teammitgliedern zu den einzelnen Vorgängen. Wenn Sie dies für das ganze Projekt gemacht haben, können Sie die einzelnen Ressourcen näher betrachten. Wenn Sie das Belastungsprofil der einzelnen Ressourcen und Teammitglieder analysieren, werden Sie feststellen, ob jemand zu viel oder zu wenig eingeplant wurde. Lassen Sie uns kurz einen Blick auf die zentralen Begriffe dieser Fragestellung werfen. Sie betrachten also die Kapazität Ihrer Ressourcen und Mitarbeiter. Die Kapazität bezeichnet die Verfügbarkeit einer Ressource, einschließlich des verfügbaren Volumens. Die freie Kapazität bezeichnet den Teil der Kapazität einer Ressource, der noch nicht verplant ist, also noch frei ist. Wird eine Ressource mit mehr als 100 % eingeplant, spricht man von Überlast. Haben wir eine Überlast, weil eine Ressource gleichzeitig für zwei konkurrierende Vorgänge eingeplant ist, haben wir einen Ressourcenkonflikt. Stellen Sie bei der Analyse der Auslastung im Belastungsprofil einen Ressourcenkonflikt fest, so sind im vierten Schritt der Ressourcenplanung ggf. Maßnahmen zu treffen, um den Ressourcenkonflikt aufzulösen. Dies kann durch die Umverteilung von Ressourcen erfolgen, durch Repriorisierung, Neuplanung oder Zielanpassung. Gehen wir noch etwas tiefer auf das Thema Ressourcenkonflikte ein. Ressourcenkonflikte können in einem Projekt bestehen, aber auch zwischen Projekten, wenn bspw. mehrere Projekte im Rahmen eines Multiprojektmanagements auf die gleichen Ressourcen oder Mitarbeiter zurückgreifen. Ähnlich wie im Ressourcenkonflikt müssen Sie sich auch Zielkonflikten im Projekt stellen. Betrachten wir die Zielgrößen für Ihr Projekt. Diese finden wir im sog. magischen Dreieck. Mit Ihrem Projekt sollen Sie eine bestimmte Leistung erbringen. Wir reden also von Inhalt und Umfang, aber auch von einer definierten Qualität, der der Leistungsgegenstand genügen muss und die in den Anforderungen beschrieben ist. Dafür steht Ihnen in der Regel nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Und mit der Leistungserbringung sind Kosten verbunden. Das Dilemma dieser drei Größen im magischen Dreieck liegt darin, dass die Optimierung einer der Größen normalerweise immer zulasten der anderen Größen geht. Es besteht also ein Zielkonflikt. Wenn der Leistungsumfang z.B. durch Change Requests ungeplant wächst, ein Scope Creep, so wird dies Auswirkungen auf Kosten und Zeit haben. Auf eine Kostenexplosion können Sie bspw. durch das Streichen von Leistungsmerkmalen reagieren, um vorgegebene Termine und Budgets noch einzuhalten. Bei Terminverzögerung können Sie ebenfalls an der Leistungsschraube drehen oder unter erhöhtem Einsatz und damit verbundenen höheren Kosten versuchen, den Terminverzug noch auszugleichen. Aber zurück zur Ressourcenplanung. Als Engpass-Ressource wird eine Ressource bezeichnet, die für die Realisierung eines Projekts wichtig ist, aufgrund von begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt jedoch nur beschränkt zur Verfügung steht und deren Kapazität nicht oder nicht mit einer vertretbaren Rendite erweiterbar ist. Im Netzplan sind dies die Ressourcen, die auf dem kritischen Pfad im Netz liegen, also auf Knoten ohne Pufferzeiten. Kehren wir zur Vorgangsplanung in der einfachen Tabellenform zurück. Die einzelnen Vorgänge sind mit ihrer jeweiligen Dauer ihren Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und konkreten Terminen beplant. Wundern Sie sich nicht über Sprünge in den Termine, im Beispiel wird nicht am Wochenende gearbeitet. Wenn Sie auch nicht am Wochenende arbeiten, sollten Sie so etwas in Ihrem Terminkalender berücksichtigen. Wir nehmen die Tabelle und erweitern sie um eine Spalte für die Ressourcen und Mitarbeiter. Im Beispiel werden die beiden fiktiven Ressourcen 1 und 2 den Arbeitsschritten, sprich den Vorgängen, zugeordnet. Egal ob von Hand oder toolgestützt, wie Ressourcenplanung funktioniert, haben Sie in diesem Film gesehen. Sie haben gesehen, wie Ressourcenplanung und Vorgangsplanung ineinandergreifen. Sie haben gesehen, dass dabei Zielkonflikte im magischen Dreieck und Ressourcenkonflikte auftreten können. Ressourcenkonflikte haben Sie im Netzplan analysiert und dabei den kritischen Pfad kennengelernt. Sie haben noch einmal einen Blick auf die detaillierte Planung in Tabellenform geworfen, bevor ich Ihnen gezeigt habe, wie eine solche Planung toolunterstützt funktioniert.