Warum eine sauberes Ende wichtig ist

Wer hätte das vor einigen Wochen noch gedacht? Ihr Projekt ist auf die Zielgerade eingebogen. Der Projektschatz ist so gut wie geborgen und die letzten kleinen kosmetischen Arbeiten sind im Gange. Das Team freut sich auf den wohlverdienten Urlaub oder auf die neuen, kommenden Aufgaben. Ja, irgendwie sind alle froh, dass die stressigen letzten Wochen zu Ende gehen. Sie können sich in diese Situation hinein versetzen? Sehr gut. Aber jetzt komme ich und sage: Wir müssen das Projekt noch professionell abschließen. Aber was bedeutet denn abschließen im Kontext des Projektmanagements? Laut einer Definition des Projektmagazins umfasst der Projektabschluss diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen. Sie sind immer noch nicht restlos von der Wichtigkeit des systematischen Projektabschlusses überzeugt? Und Ihre Motivation dafür hält sich immer noch in Grenzen? Dann lassen Sie es mich andersherum versuchen. Was würde passieren, wenn Sie das Projekt nicht ordentlich abschließen? Nun, wie wir alle wissen, befinden wir uns in einer Wissensgesellschaft. Da Wissen heutzutage eines der wichtigsten Güter darstellt. Im Rahmen eines Projektes lernt jeder Einzelne, das Team und Teile der Organisation dazu. Dieses erworbene Wissen gilt es nun der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen und so bereits zum Ende des laufenden Projektes an die kommenden Aufgaben zu denken. Dabei geht es nicht nur um Wissen über den Projektgegenstand, seiner Erstellung und seine Verwendung. Es geht um Erkenntnisse über die Vorgehensweise und um den Projektkontext. Vielleicht haben wir etwas über die verwendeten Materialien gelernt oder über die Prozesse, diese zu verwenden. Vielleicht haben wir etwas über unsere Kunden oder Stakeholder gelernt, was möglicherweise weit über unser Projekt hinausgeht. Ohne einen systematischen Abschluss könnte dies nicht gewährleistet werden. Oder um Peter Taylor aus seinem Buch Projektmanagement für Faulenzer zu zitieren: "Auf zum Endspurt! Der Vorsprung, den Sie sich jetzt verschaffen, kommt Ihnen bei jedem zukünftigen Projekt zugute." Aber nicht nur der Wissenstransfer ist essenziell. Ein klarer und sauberer Abschluss sorgt für einen befreienden und positiven Effekt bei den Teammitgliedern. Nicht enden wollende Projekte und ein nahtloser Übergang in das nächste Vorhaben führt hingegen häufig zu Demotivation bei den Projektbeteiligten. An dieser Stelle ein wichtiger Hinweis für Sie als Projektleiter. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Auftraggeber oder einflussreichen Stakeholdern hinhalten oder vor den Karren spannen. Wie Sie gelernt haben, sind Projektorganisation oft agiler und schneller als Linienorganisation. Das Ende des Projektes bedeutet, dass das Projektergebnis -- sprich, häufig ein Produkt -- in die Linienorganisation übergeht und somit häufig die Reaktionsgeschwindigkeit bei Änderungen oder Anpassungen des Produktes abnimmt. Dafür sind Sie als Projektleiter aber nicht verantwortlich. Lassen Sie sich also an den Projektzielen messen und nicht an vorgetäuschten Scope-Änderungen auf der Zielgeraden. Zu guter Letzt: Beugen Sie juristischen und kaufmännischen Nachforderungen vor, indem Sie das Projekt formell korrekt abschließen. Hinterlassen Sie also keine potenziellen oder offenen Claims. Ich hoffe, ich konnte Sie überzeugen, dass ein systematischer Projektabschluss elementar ist. Um Ihnen etwas Praktisches mit an die Hand zu geben, möchte ich Ihnen abschließend eine Checkliste mitgeben, die Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten rund um das Thema Projektabschluss gibt. Zunächst sollten Sie nochmals überprüfen, ob alle Arbeitspakete abgeschlossen sind. Wenn nicht, sollten Sie eruieren, wer für die offenen Tätigkeiten verantwortlich zeichnet. Wurden die Projektziele erreicht? Ist der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden? Wurde eine finale Funktionsprüfung des Produktes oder der Dienstleistung durchgeführt? Diese und weitere Fragen sollten Sie im Rahmen der Projektevaluation und -Analyse stellen. Darüber hinaus sollten Sie eine vollständige Projektdokumentation anfertigen, die unter anderem die Aspekte Projektkosten, erbrachte Leistungen, Erfahrungen und Empfehlungen für künftige Projekte beinhaltet. Diese Projektdokumentation wird häufig auch als Projektabschlussbericht bezeichnet. Ferner muss das Projektergebnis durch den Auftraggeber abgenommen werden. Auch der Übergabeprozess muss hierbei geklärt werden, da die Verantwortung vom Projektleiter auf den Auftraggeber übergeht. Achten Sie auf den Übergang der Verantwortung insbesondere dann, wenn es kein internes Projekt ist, sondern mehrere rechtliche, eigenständige Vertragspartner involviert sind. Denken Sie auch daran, die Projektergebnisse Ihrem Auftraggeber und den wichtigen Stakeholdern adäquat zu präsentieren. Sichern Sie das erlangte Wissen im Rahmen von Lessons Learned und halten Sie die gewonnenen Erfahrungen systematisch fest. Auch administrative Tätigkeiten müssen verrichtet werden. Müssen Zugänge gesperrt, Arbeitszeugnisse erstellt oder Firmenausweise zurückgegeben werden? Was passiert mit Sachmitteln, die während des Projektes angeschafft wurden? Wer darf diese in Zukunft nutzen? Sie sehen, je nach Projekt werden unterschiedlich viele administrative Tätigkeiten anfallen. Feiern Sie das Projektende, denn schließlich haben Sie und Ihr Team Großes geleistet. Und zu guter Letzt: Geben Sie Ihre Teammitglieder frei. Sie sehen, der Projektabschluss ist noch mal richtig viel Arbeit. Aber machen Sie keine halben Sachen und bringen Sie das, was Sie angefangen haben, auch zu Ende.