Abnahme

Sicherlich kennen Sie die Abnahme einer Wohnung. Sie als Mieter ziehen um und vor der Schlüsselübergabe an den Vermieter wird dieser nochmals prüfen wollen, ob sich die Wohnung in einem ordentlichen Zustand befindet. Aber was ist ordentlich? Nun, in der Regel ist dies im Rahmen des Mietvertrages geregelt. Und so ähnlich ist die Prozedur auch bei Projekten. Im Rahmen der Abnahme bestätigt der Auftraggeber dem Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte Produkt oder die vereinbarte Leistung gemäß dem Vorgang korrekt erstellt hat und somit das Projekt abgeschlossen hat. Oder um es an Anlehnung an Wikipedia zu formulieren. "Der juristische Begriff Abnahme bezeichnet allgemein eine Erklärung, dass eine Sache oder ein Zustand bestimmten Kriterien entspricht, so insbesondere, dass ein Werk als erfüllungstauglich bestätigt wird." Wie Sie sich vorstellen können, sind mit der Abnahme eine Reihe rechtsrelevanter Aspekte verbunden. So wechselt der Eigentümer des Werks, also des Produktes oder der Dienstleistung vom Projektleiter zum Auftraggeber. Dies hat natürlich auch zur Folge, dass die Gefahren auf den Auftraggeber übergehen. Hierunter können Sie sich zum Beispiel eine Beschädigung oder Vernichtung des Werkes durch den Einfluss von höherer Gewalt vorstellen. Aber nicht nur die Gefahren, auch die Haftung geht auf den Auftraggeber im Rahmen der Abnahme über. Er ist also ab der Abnahme für Schäden verantwortlich, die Dritten durch das Produkt oder die Dienstleistung entstehen. Aber nicht nur das, mit der Abnahme startet üblicherweise auch die Gewährleistungsfrist, falls das Werk nicht korrekt funktioniert. Diese Gewährleistungsfristen können entweder vertraglich oder gesetzlich geregelt sein. Die Beweislast im Mängelfall geht auf den Auftraggeber über. Und zu guter Letzt werden auch die vereinbarten Zahlungen fällig. So weit, so gut. Aber wie verläuft nun die Abnahme konkret? Am einfachsten liegt der Fall, wenn die Abnahme stillschweigend erfolgt. Mit der Übergabe des Werkes wird eine Frist vereinbart. Sollte es in dieser Zeit zu keiner Rückmeldung kommen, gilt das Werk als abgenommen. Auch eine komplette Zahlung der Projektvergütung kann als stillschweigende oder konkludente Abnahme verstanden werden. Wie Sie sich denken können, will der Auftraggeber gerade bei größeren Projekten auch und besonders wegen der zuvor angesprochenen rechtlichen Konsequenzen die Projektergebnisse aber gerne prüfen und besteht auf einer schriftlichen Abnahme. Aber nicht nur der Auftraggeber, nein, auch Sie als Projektleiter sollten sich die Abnahme schriftlich geben lassen. Sie haben das Recht dazu. Die Abnahme schützt Sie vor etwaigen nachträglichen Nachforderungen. Kommt es also zu einer Abnahmeprüfung, so wird diese im Rahmen eines Abnahmeprotokolls festgehalten. Aber was gehört nun in ein solches Abnahmeprotokoll? Nun, zunächst sollten die an der Abnahme beteiligten Personen benannt werden. Dies werden mindestens der Auftraggeber und der Projektleiter sein. Auch Metadaten des Projektes, wie der Projektname oder Projekt-ID, sollten auf dem Abnahmeprotokoll vermerkt sein. Dann muss natürlich noch der Abnahmegegenstand genau spezifiziert werden. Wird beispielsweise das gesamte Projekt final abgenommen oder nur eine Teilleistung? Vermerken Sie ebenfalls den Ort und den Zeitpunkt der Abnahme und protokollieren Sie, ob und wie die Abnahme erfolgte. War der Abnahmegegenstand mängelfrei? Wurde die Abnahme unter Vorbehalt, zum Beispiel aufgrund geringer Mängel durchgeführt oder wurde eine Abnahme verweigert? Falls etwaige Mängel identifiziert wurden, sollten Sie diese genau wie die damit verbundenen Nacharbeiten hier dokumentieren. Im Fall der Verweigerung der Abnahme, obliegt es dem Auftragnehmer nachzuweisen, dass das vereinbarte Werk vertragsgemäß erstellt wurde oder er muss die festgestellten Mängel innerhalb der gesetzten Frist beseitigen. Die Verweigerung der Abnahme kann für beide Seiten erhebliche Folgen nach sich ziehen. So können zum Beispiel vereinbarte Vertragsstrafen fällig werden. Als letzten Punkt sollte das Abnahmeprotokoll sowohl vom Auftraggeber als auch vom Projektleiter unterschrieben werden. Sie sehen, die Abnahme kann das Ende eines Projektes noch mal ordentlich in die Länge ziehen. Bereiten Sie diese daher gründlich vor, um gut gewappnet dem Auftraggeber entgegentreten zu können. Und noch zwei Punkte im Zusammenhang mit der Abnahme sollten hier nicht unerwähnt bleiben. Erstens, nach erfolgreicher Abnahme können Sie als Auftragnehmer die Schlussrechnung stellen. Und zweitens, mit der Abnahme sind Sie als Projektleiter und Ihr Team entlastet. Das heißt, die Projektorganisation kann aufgelöst werden. Wenn Sie auf die dargelegten Punkte achten, sollte einer erfolgreichen Abnahme in Ihrem Projekt nichts im Wege stehen.