Aus dem Kurs: Projektmanagement: Projektabschluss

Lessons Learned und Retrospektive – Tutorial zu Project Management Institute (PMI)®

Aus dem Kurs: Projektmanagement: Projektabschluss

Lessons Learned und Retrospektive

Wir wissen nun, dass es für Unternehmen essenziell ist, zu lernen. Auch und besonders aus Projekten. Aber auch für unsere Projekte ist es wichtig, ständig zu lernen. Und woraus wird gelernt? Genau, aus den gemachten Fehlern und Erfahrungen. Oder um es mit Konfuzius zu sagen: "Einen Fehler machen und ihn nicht korrigieren, heißt wirklich einen Fehler zu machen." Sowohl im klassischen wie auch im agilen Projektmanagement gibt es hierfür Meetings und Workshops. Im klassischen Projektmanagementumfeld spricht man hierbei von Lessons Learned, in der agilen Welt von Retrospektiven. Aber ist das nicht dasselbe? Sozusagen alter Wein in neuen Schläuchen? Betrachten wir zunächst den klassischen Lessons-Learned-Workshop. Der Lessons-Learned-Workshop findet in der Regel am Ende eines Projekts oder zu Ende eines Meilensteins statt. Ziel der Veranstaltung ist es, Muster oder Best Practices zu erkennen, diese zu dokumentieren und Folgeprojekten zur Verfügung zu stellen. Der Fokus liegt also auf dem lernenden Unternehmen. Aber in dieser Natur des Lessons-Learned-Workshops liegt auch seine Problematik. Sind am Ende eines Projektes noch alle relevanten Kollegen oder Stakeholder verfügbar? Wie hoch ist die Motivation, noch mal alles Revue passieren zu lassen und dies auch noch zu dokumentieren? Oder wie hoch ist die Motivation, wenn dieser Event für das Unternehmen und nicht für die Mitarbeiter selbst gemacht wird? Sie sehen, ein einziger finaler Lessons-Learned-Workshop mit der primäre Absicht, Wissen für die Firma zu konservieren, um gleiche Fehler nicht noch einmal zu begehen, wird nur von begrenzter Effektivität sein. Aber wie sieht es nun mit den Retrospektiven aus? Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass es sich bei ihnen um ein festes Ritual handelt, welches regelmäßig zum Ende eines Sprints durchgeführt wird. Ziel der Retrospektive ist es, die Arbeit zu verbessern, und zwar hinsichtlich der Prozesse im Team als auch in puncto Kommunikation. Oder anders formuliert, die Retrospektive hilft, die Qualität zu verbessern und Konflikte im Team zu vermeiden. Der Fokus liegt also im Vergleich zu Lessons Learned nicht auf dem Lernen der Folgeprojekte und der Organisation, sondern auf dem Lernen des Teams im Projekt. Grundsätzlich ist es egal, wie Sie das Kind nennen. Wichtig ist nur, dass Sie während des Projektes das Lernen des Teams aktiv unterstützen. Und damit Ihnen Ihr Lessons-Learned- oder Retrospektiven-Workshop gelingt, habe ich ein paar Tipps für Sie. Definieren Sie ein festes Thema und legen Sie einen fixen Zeitraum zugrunde. Achten Sie darauf, dass dieser nicht so groß wird. Sie wollen ja, dass sich die Kollegen an die Dinge erinnern. Achten Sie darauf, dass der Workshop moderiert ist. Beachten Sie Redezeiten. Schauen Sie, dass alle zu Wort kommen. Bereiten Sie den Workshop entsprechend vor. Fertigen Sie eine Agenda an und achten Sie auf die Einhaltung des zeitlichen Rahmens. Schaffen Sie eine gute und wertschätzende Atmosphäre. Bringen Sie doch zum Beispiel mal Kekse oder einen Kuchen mit und führen Sie das Meeting in einem geschützten Raum, in dem sich die Teilnehmer auf Augenhöhe begegnen können. Und seien Sie mutig. Probieren Sie unterschiedliche Methoden aus und seien Sie experimentierfreudig, denn Sie wollen ja Wissen produzieren. Lassen Sie sich vom Prozess und den Ergebnissen überraschen. Der Journalist Wolf Lotter hat es mit den folgenden Worten auf den Punkt gebracht: "Das menschliche Wissen ist unberechenbar."

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