Aus dem Kurs: Zeitmanagement mit Outlook (365/2019)

Was kommt in den Kalender und was auf die To-do-Liste?

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Was kommt in den Kalender und was auf die To-do-Liste?

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Bevor wir uns nun ganz konkret unterschiedlichen Techniken des Zeitmanagements widmen, möchte ich zuerst einmal der Frage nachgehen: Was schreibe ich in den Kalender und was schreibe ich auf meine To-do-Liste? Ein Hinweis bezüglich des Begriffs "To-do-Liste": Ich versuche im Alltag eigentlich unnötige Anglizismen zu vermeiden, aber hier muss ich gestehen, dass ich anstatt von "Aufgaben" oder "Aufgabenliste" meistens von "To-do" spreche. In der deutschen Version von Outlook heißt es auch "Aufgabe", in der englischen "Task". Das nur als Hinweis, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Aber nun zur eigentlichen Frage: Was schreib ich in den Kalender und was auf meine To-do-Liste? Eigentlich ist es gar nicht so schwer: Ein Termin kommt in den Kalender. Beispiel: Sie haben einen Termin beim Zahnarzt um 9 Uhr. Wenn Sie nun schon um 8 Uhr kommen, nützt Ihnen das überhaupt nichts. Wenn Sie erst um 9.30 Uhr kommen, ist der Termin futsch. Ein anderes Beispiel: Ihre Steuererklärung. Diese hat möglicherweise nämlich ein Fälligkeitsdatum, meistens der 31.5. eines Jahres. Niemand hält Sie davon ab, die Steuererklärung schon am 30.5. oder am 29. oder am 28. zu machen. Ich weiß, wir alle machen Sie am letzten Tag, aber wir könnten schon viel früher damit anfangen. Wenn wir die Steuererklärung nicht bis zum 31.5. gemacht haben, Sie müssen sie trotzdem machen. Nun gibt es vielleicht zusätzlich noch eine Strafe, aber machen müssen Sie sie. Wenn man sich das nun überlegt, kann man eigentlich immer festlegen, was muss in den Kalender oder auf die To-do-Liste. Dinge, die auf einer To-do-Liste stehen, können also durchaus ein Fälligkeitsdatum haben, aber Dinge, die im Kalender stehen, müssen zwingend zu einer bestimmten Uhrzeit passieren. Fast immer aus einem Grund: Man muss mit anderen Personen interagieren. Eine Ausnahme gibt es: Termine mit sich selbst. Sie dürfen im Kalender natürlich Zeiten blockieren, in denen Sie für andere Personen nicht ansprechbar sind, um Dinge zu erledigen. Im Kalender sollte nun aber nicht stehen: "Steuererklärung machen", sondern: "Zeit, um wichtige Dinge abzuarbeiten". Das kann nämlich durchaus sein, dass es spontan wichtigere Dinge als die Steuererklärung gibt.

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