Aus dem Kurs: Zeitmanagement – Grundlagen

Eingangskörbe leeren

Aus dem Kurs: Zeitmanagement – Grundlagen

Eingangskörbe leeren

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Ich habe bereits erklärt, dass unsere Aufgaben auf To-do-Listen gehören. Aber wie kommen sie auf eine solche Liste? In der Regel landet eine Aufgabe zuerst in einem Eingangskorb. Hier einmal ein paar Beispiele für solche Aufgaben. Sie erhalten eine E-Mail, eine Rechnung kommt per Post. Während eines Meetings haben Sie auf einen Zettel geschrieben, was Sie als Nächstes erledigen müssen, oder Ihnen hat jemand auf die Mailbox gesprochen. Nun gilt es, diese Körbchen regelmäßig zu leeren. Dieses Leeren sollten Sie zu einem festen Ritual werden lassen. Etwas, was Sie also nicht in Ihren Terminkalender schreiben, aber dennoch regelmäßig tun, vergleichbar mit dem Zähneputzen. Zwei wichtige Dinge gilt es nun beim Leeren zu beachten, ja, ganz fest zu verinnerlichen. Den Eingangskorb leeren heißt nicht, die Dinge zu bearbeiten. Sie sollten nicht jetzt die E-Mails beantworten. Sie sollen nicht jetzt die Rechnung bezahlen. Sie sollen nicht jetzt Ihre Aufgabe aus dem Meeting erledigen. Sie sollen nicht jetzt die Person anrufen, die Ihnen auf die Mailbox gesprochen hat. Das Eingangskörbchen leeren heißt, ich entscheide jetzt, was ich später machen möchte. Bei der E-Mail treffen Sie jetzt möglicherweise die Entscheidung: »Die muss ich gar nicht bearbeiten, die wird gelöscht«, dann löschen Sie die E-Mail. Möglicherweise müssen Sie die E-Mail beantworten und Sie wissen, das dauert mindestens zehn Minuten, dann kommt dieser Vorgang auf eine dafür vorgesehene To-do-Liste. Zweitens: Sie treffen die Entscheidung jetzt und nur einmal. Oder anders formuliert: Sie nehmen etwas aus dem Eingangskörbchen, legen es aber auf gar keinen Fall wieder zurück.

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