Aufgaben bzw. To-do-Listen

Jetzt habe ich schon ganz viel über To-do-Listen gesprochen, Plural, also mehrere Listen. Welche Listen benötigen Sie aber nun für den Alltag? Bevor ich dieser Frage nachgehe, möchte ich aber zuerst etwas zu der Frage sagen, ob Sie die Listen entweder elektronisch oder mit Papier und Stift führen. Das bleibt natürlich komplett Ihnen überlassen. Beides hat seine individuellen Vor- und Nachteile. Ich persönlich führe meine Listen elektronisch. Ich sitze ohnehin mehr oder weniger den ganzen Tag am Computer. Aber auch ich komme nicht ohne Papier aus. Im Büroalltag kommen einfach sehr viele Dinge dann doch auf Papier bei mir ins Büro. Daher nutze ich am Ende eine Mischform. Tendenziell ist es nicht gut, hier zu mischen. Man sollte aber auch nicht zu dogmatisch sein. Wenn Sie elektronisch arbeiten, können Sie Ihre Listen z. B. in Outlook führen. Es gibt aber auch spezielle Software wie z. B. OmniFocus, Microsoft To Do, Evernote, Asana, um nur einige zu nennen. Sie können Ihre Listen aber auch in Excel oder Google Sheets bearbeiten, wenn Sie gerne in einer Tabellenkalkulation arbeiten. Oft erlebe ich es, dass Menschen sich mehr Gedanken über das richtige Werkzeug machen, anstatt einfach anzufangen. Das Werkzeug kann man innerhalb weniger Stunden wechseln, Routine im Verwenden von Listen zu erlangen dauert mitunter Wochen. Glauben Sie es mir, am Ende ist nicht das Tool entscheidend. Als Erstes sollten Sie eine Liste erstellen mit dem Titel »eines Tages/irgendwann«. Dort schreiben Sie alle Dinge auf, von denen Sie noch nicht wissen, ob Sie sie erledigen wollen oder wann. Das hat den großen Vorteil, dass Sie nun deutlich entlasteter sind. Diese Liste sollten Sie nun in einem festen Rhythmus hervorheben und durchsehen. Im November konnten und wollten Sie die Entscheidung zum Bau eines Swimmingpools im eigenen Garten noch nicht treffen. Jetzt aber ist Februar und Ihnen wird klar, dass Sie eine Entscheidung treffen müssen, ob Sie den Pool dieses Jahr bauen wollen, ob Sie das Projekt vielleicht auf ein anderes Jahr verschieben, oder die Entscheidung treffen, dass Sie gar kein Pool bauen wollen. Als Nächstes sollten Sie eine Liste für jedes Projekt haben. Was aber ist ein Projekt? Ein Projekt ist zwar auch nach DIN 69901 definiert, aber so komplex wollen wir es hier im Zeitmanagement gar nicht machen. Für uns ist ein Projekt alles, was mehr als eine Aktion benötigt, um beendet zu sein, z. B. das Erstellen des Angebots für den Kunden. Hierfür müssen Sie zuerst mit dem Einkauf Rücksprache halten. Mit diesen Infos können Sie dann in der Konstruktion nachfragen, wie diese den Zeitbedarf einschätzt, und erst wenn Sie diese Information haben, können Sie mit Ihrem Chef Rücksprache über das Angebot halten, bevor Sie es zum Kunden schicken. In diesem einfachen Beispiel sind also mindestens drei Schritte notwendig, um das Angebot erstellen zu können. Daher ist es ein Projekt. Möglicherweise müssen Sie sich aber, um das Angebot zu erstellen, auch nur an den Computer setzen, es schreiben und ausdrucken und fertig. Dann ist es nur eine Tätigkeit und damit auch kein Projekt. Oft höre ich dann in meinen Kursen, es wäre aber noch ein weiterer Schritt, der Brief muss nämlich noch zum Briefkasten gebracht werden. Das ist zwar korrekt, aber vermutlich laufen Sie ohnehin am Briefkasten vorbei. Auch für den Fall, dass die Briefmarken fehlen und diese noch gekauft werden müssen, würde ich daraus kein Projekt machen. Natürlich sind es nun mehrere Schritte, aber im Alltag spielen diese möglicherweise eine untergeordnete Rolle. Meine Erfahrung zeigt, dass wenn man auf seinen Bauch hört und nicht zu analytisch vorgeht, man sehr schnell weiß, ob es ein Projekt ist oder eine Einzelaufgabe. Für jedes Projekt legen Sie eine eigene Liste an. Im obigen Fall würde ich das Projekt »Kunde hat Angebot erhalten« nennen. Vielleicht fällt Ihnen bei diesem Projektnamen etwas auf. Ich habe dem Projekt nicht den Namen gegeben, was zu erledigen ist, sondern wie es abgeschlossen und erledigt heißt. Dies ist ein Trick aus der Verhaltenspsychologie. Stellen Sie sich vor Ihrem geistigen Auge vor, wie es sich anfühlt, wenn das Projekt erledigt ist. Stellen Sie sich nicht vor, wie viel Schweiß und Tränen Sie auf dem Weg dorthin vergießen werden. Jedes Projekt erhält also eine eigene Liste. Gehen Sie nun Ihre Liste mit Aufgaben aus Ihrem Braindump durch und überlegen Sie: Ist es ein Projekt oder eine Einzeltätigkeit? Erstellen Sie für jedes Projekt eine eigene Liste, wenn es Tätigkeiten auf Ihrem Braindump gibt, welche Sie einem Projekt zuordnen können, dann schreiben Sie dies bitte direkt dazu. Streichen Sie die Dinge auf Ihrem Braindump nun durch. Um die Aufgaben, welche keinem Projekt zugeordnet werden können, kümmern wir uns später. Diese stehen also noch auf Ihrem Braindumb. Halten Sie das Video nun an und fahren Sie fort, wenn Sie Ihren Braindumb entsprechend bearbeitet haben.